Faire grandir sa TPE : 6 outils pour mieux s’organiser

Derrière votre objectif de développer votre TPE, vous êtes sans doute confronté à une problématique de taille… : le temps !
Comment dégager du temps pour développer son entreprise ?
Parce que vous le savez comme moi. Si la TPE est une entreprise à part entière avec toutes ses contraintes : obligations administratives – impératifs de gestion – contraintes réglementaires, commerciales, informatiques, voire pour certaines, management et gestion de salariés… Elle n’a pas concrètement les moyens de structures plus importantes qui disposent de salariés spécialisés. Dans la TPE, ces tâches incombent au dirigeant qui se doit non seulement d’être un spécialiste dans son cœur de métier, mais aussi un gestionnaire-informaticien-marketeur- commercial…
Le problème c’est que toutes ces tâches sont chronophages et peuvent nécessiter des compétences que n’a pas le dirigeant d’entreprise.
Mais cela n’est pas une fatalité ! Il existe aujourd’hui une multitude d’outils et de solutions, auparavant réservés aux plus grandes structures et aujourd’hui accessibles aux TPE. Une véritable opportunité pour les dirigeants de TPE qui en les adoptant vont gagner du temps et donner une image très professionnelle de leur entreprise.
Voici donc une sélection de 6 outils indispensables pour faire grandir votre TPE.

Le cloud computing

Plutôt que de stocker mes fichiers (documents excel, word, pdf, contrat, photos, notices, catalogue…) sur le disque dur de mon ordinateur, je stocke tout dans le nuage informatique.
Cela m’a changé la vie : mes fichiers sont accessibles de n’importe où par mon collaborateur et moi et mon fournisseur d’accès gère la sécurité des données et les sauvegardes.
Cela répond parfaitement à mon besoin de mobilité et au partage des fichiers. Grâce au cloud computing, je suis plus réactif et plus serein avec la sécurité de mes données.
Pour démarrer avec le cloud computing, rien de mieux que les offres incluent dans les abonnements pro des opérateurs téléphoniques (SFRcloud, le cloud d’orange…).

Le mode SAAS

Avant, lorsque vous achetiez un logiciel, vous l’installiez sur votre ordinateur et deviez ensuite gérer les mises à jour, les sauvegardes et si vous changiez d’ordinateur, il fallait tout réinstaller.
A ces soucis techniques s’ajoutaient un problème de mobilité : vous ne pouviez travailler sur le logiciel acheté qu’à partir de l’ordinateur sur lequel celui-ci avait été installé.

Le principe du mode SAAS est que le logiciel n’est pas hébergé sur votre ordinateur mais sur les serveurs de l’éditeur de logiciel.

Résultat : avec le mode SAAS, vous n’avez plus à vous soucier des installations, des sauvegardes ou des mises à jour de vos logiciels auxquels vous avez accès à partir de n’importe quel ordinateur avec une connexion internet.

Les solutions adaptées aux TPE : Sage, Evoliz, iTool, Zervant (pour la gestion commerciale) et Lead CRM, Evoliz, Teamleader, Buzzee CRM (pour les CRM).
Profitez des offres « test gratuit pendant un mois » afin de vous assurer que la solution choisie répond bien à vos attentes.

Les services de graphisme en ligne

Il existe aujourd’hui une multitude de site d’imprimeurs en ligne qui vous proposent de réaliser vos outils de communication à un prix tout à fait abordable et dans des quantités adaptées à la TPE (100 cartes postales, 5 PLV… : lips.fr, vistaprint.fr, pixartprinting.fr…). N’hésitez pas à utiliser ces services qui crédibiliseront votre entreprise.
Si vous avez besoin de détourer une photo ou de la retoucher, il existe également des sites (retouchephoto.fr, studiotitri.com…) qui proposent ce genre de service en ligne.

Les centrales d’achat

En tant que dirigeant de TPE vous gérez sans doute les achats des « frais généraux » : fournitures de bureau, location de voiture, assurance, mutuelle, forfait téléphone…
Vous essayez de négocier mais vous n’avez pas toujours le temps et ça ne sert pas toujours à grand-chose de négocier car vous n’avez pas de poids.
Au final vous achetez mais vous êtes frustré parce que vous avez le sentiment de vous faire avoir.
Issue de l’économie collaborative, la centrale d’achat repose sur un principe très simple : elle va réunir plusieurs milliers de petites entreprises. Forte de ses adhérents, elle va ensuite négocier auprès des fournisseurs et obtenir des tarifs grands comptes dont vous pourrez bénéficier en adhérant à la centrale.
Résultats : économiser de l’ordre de 25 % sur ses dépenses de frais généraux sans perdre son temps à négocier avec des fournisseurs c’est la promesse que font les centrales d’achat à leurs adhérents (HAPLUSPMS, PME CENTRALE)

L’externalisation

Longtemps réservées aux grandes entreprises, les offres d’externalisation pour les TPE se développent.
N’hésitez pas à externaliser certaines tâches chronophages ou des fonctions pour lesquelles vous ne disposez pas des compétences en interne.
Encore une fois, internet vous propose de nombreux sites de mise en relation grâce auxquels vous pouvez faire appel, pour des tâches ponctuelles, à un graphiste, un webdesigner, un assistant administratif…

La messagerie

Pour une douzaine d’euros par an, vous avez la possibilité d’acheter un nom de domaine (celui de votre marque ou de votre société) et d’utiliser cette extension pour vos adresses mail.
En plus de professionnaliser l’image de votre entreprise, vous aurez la possibilité de créer une multitude d’adresses mails qui vous permettront de créer l’illusion que votre TPE est une grande entreprise…

Pour aller plus loin

(Re)découvrez la conférence de Guillaume Ducret au Salon SME 2017 : Faire grandir sa TPE : conseils et outils pour améliorer vos performances.
Profitez également toute l’année des podcasts audio des conférences pour « Diriger et développer sa TPE »

 

 

A propos de l’auteur

Après 15 années passées dans des grands groupes (L’Oréal, Sony Music et Virgin) en tant qu’auditeur interne, directeur administratif & financier et directeur marketing, Guillaume Ducret a créé en 2006 la marque unmei (produits de massage) dont il est le gérant.
Passionné par la gestion opérationnelle et par les petites structures, il accompagne également des porteurs de projet dans la création de leur entreprise, ainsi que des entrepreneurs dans l’amélioration de la performance et le développement de leur organisation.
Auteur de « Développer sa PME grâce au contrôle de gestion » (Dunod) et « La boîte à outils, de la TPE » (Dunod), il intervient également dans les domaines du contrôle de gestion, de la création et de la reprise d’entreprise et de la stratégie d’entreprise dans de nombreuses grandes écoles de commerce et de communication..

 


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Partages d’expertise, nouvelles tendances, contenus pratiques … Le blog du Salon SME - Solutions pour Mon Entreprise - a pour vocation d’informer les créateurs, indépendants et dirigeants de petites entreprises parmi lesquelles se trouvent les PME et les ETI de demain. « Seulement ceux qui prendront le risque d’aller trop loin découvriront jusqu’où on peut aller. » - T.S. Elliot.

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