5 conseils pour gérer efficacement sa micro-entreprise

Ça y est, vous êtes enfin auto-entrepreneur (ou plutôt devrions-nous dire micro-entrepreneur, car depuis 2016 le statut a changé de nom) ! Vous êtes maintenant chef d’entreprise, et même si la gestion d’une micro-entreprise se veut être plus simple que pour les autres formes juridiques, il vous faudra adopter les bons réflexes dès le départ pour éviter les erreurs et assurer la pérennité de votre micro-entreprise. D’autant plus que vous allez être seul pour tout gérer, raison de plus pour bien s’organiser.
En tant qu’ancien sportif de haut niveau, je compare souvent l’entrepreneuriat à la pratique d’un sport à au niveau : il faut s’entraîner, savoir échouer, se relever et apprendre de ses erreurs pour décrocher la victoire (ou, si on parle d’entrepreneuriat, assurer la pérennité de son entreprise en décrochant de nouveaux contrats et clients tout en étant bien organisé pour éviter de les décevoir !). Voici mes 5 conseils pour gérer efficacement votre micro-entreprise !

Conseil n°1 : Organisez-vous en vous créant une “routine” entrepreneuriale

La première chose à faire, c’est de vous créer une “routine” hebdomadaire pour organiser vos différentes tâches et être plus productif et plus performant : la prospection, l’administratif, la réalisation de vos devis, les relances des impayés, la production de contenus pour votre site internet, etc.

Il est donc conseillé de planifier vos différentes tâches dans une “semaine type”.
Par exemple :

  • Lundi matin : Planification de vos différents posts sur les réseaux sociaux pour la semaine
  • Lundi après-midi : Relance des devis sans réponses et des factures impayées
  • Mardi matin : Prospection
  • Mardi après-midi : Plage libre pour effectuer vos prestations ou prendre des RDV
  • Mercredi matin : Plage libre pour effectuer vos prestations ou prendre des RDV
  • Mercredi après-midi : Tâches administratives et comptables (déclarations de chiffre d’affaires, mise à jour de vos livres de comptes, suivi de l’activité, etc.)
  • Jeudi matin : Production de contenus (article de blog, livre blanc, guide, visuels, etc.)
  • Etc.

En vous créant cette “routine” hebdomadaire, vous éviterez la procrastination et vous saurez chaque matin au réveil ce que vous aurez à faire dans la journée !

Bien évidemment, votre programme pourra être changé ou chamboulé si nécessaire pour répondre à vos clients. Pensez toutefois à vous bloquer une demi-journée par semaine pendant laquelle vous êtes totalement indisponible pour vos clients afin de vous occuper des tâches plus rébarbatives (relances diverses, comptabilité, administratif, etc.).

Conseil n°2 : Planifiez chaque jour vos tâches pour le lendemain

Même si vous avez beau avoir une routine hebdomadaire, vous devrez sans l’ombre d’un doute y déroger pour faire face à des demandes clients ou à des événements imprévus, ou peut être même que votre programme “routinier” du lendemain tombera à l’eau car vous n’aurez tout simplement pas besoin de le faire.

C’est pourquoi il est également fortement conseillé de planifier, chaque soir, ce que vous devrez faire le lendemain. Cela vous évitera de passer la journée à procrastiner sur les réseaux sociaux devant des vidéos de chats qui mangent de la glace ou apeurés par un concombre (ça sent le vécu là, non ?!).

Prenez donc quelques minutes en fin de journée pour vous faire une “to do list” pour le lendemain.

Conseil n°3 : Tenez à jour vos livres de comptes régulièrement

Même si la comptabilité est limitée pour les auto-entrepreneurs, elle n’est pas inexistante ! Vous devrez en effet tenir un livre de recettes, et, si vous faites de la vente de marchandises, un registre des achats.

Nous vous conseillons de mettre à jour régulièrement ces livres de comptes pour plusieurs raisons :

  • Ne pas vous laisser déborder et perdre un temps fou à retrouver vos différentes recettes et charges en épluchant vos relevés bancaires,
  • Vous assurer d’avoir des livres de comptes à jour (important en cas de contrôle),
  • Vous permettre d’analyser votre activité et de toujours savoir où vous en êtes : chiffre d’affaires, charges, rentabilité, trésorerie disponible, etc.

Vous pouvez par exemple prendre le réflexe de mettre à jour vos livres de comptes tous les jours, en buvant votre café le matin. En fin de semaine, profitez-en également pour faire une analyse plus détaillée de votre semaine : CA, charges, rentabilité, nombre de devis acceptés, etc.

Pour vous aider à tenir vos livres de comptes, vous pouvez utiliser ce modèle gratuit proposé par le réseau des CCI ou tester notre logiciel auto-entrepreneur.

Conseil n°4 : Équipez-vous de logiciels et d’outils adaptés à votre activité

Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils et de logiciels qui peuvent vous aider au quotidien pour vous permettre d’être plus performant. Parmi les plus connus, il y a bien évidemment les solutions d’emailing (comme MailChimp ou Sendinblue par exemple) ou encore les outils de gestion du planning comme Google Agenda.

Il en existe également d’autres qui vous feront gagner du temps sur des tâches sans grande valeur ajoutée. Il peut par exemple s’agir :

  • d’un outil pour planifier la publication de vos posts sur les réseaux sociaux (comme Hootsuite ou Buffer) ;
  • d’un outil pour créer de supers visuels en quelques minutes (l’indispensable Canva) ;
  • d’un logiciel pour créer vos devis/factures et gérer votre micro-entreprise (comme le logiciel de Mon-AutoEntreprise.fr) ;
  • d’un drive pour échanger facilement des documents avec vos clients (Dropbox ou Google Drive par exemple) ;
  • Etc.

Attention cependant à ne pas en utiliser trop, au risque de produire l’effet inverse !

Pour ma part, voici la liste des outils et logiciels que j’utilise au quotidien :

  • Shift : Une station de travail qui regroupe toutes les applications et services que j’utilise (suite Google, réseaux sociaux, Bitly, Calendly, Stripe, etc.)
  • Hootsuite : pour gérer les publications et les interactions sur les réseaux sociaux
  • Canva : pour concevoir des visuels attrayants en toute simplicité sans compétences en graphisme grâce à de nombreux modèles
  • Calendly : pour gérer la prise de RDV avec les clients
  • Zapier : pour connecter les différentes applications utilisées entre elles
  • Trello : pour suivre l’avancement des tâches et créer ma “to do list” pour le lendemain
  • Slack : pour simplifier les échanges en interne

Conseil n°5 : N’hésitez pas à déléguer certaines tâches

Être micro-entrepreneur, ou plus généralement être chef d’entreprise, c’est aussi savoir déléguer. En effet, en tant qu’auto-entrepreneur, vous serez seul(e) pour tout gérer, mais vos semaines ne feront que 7 jours et vous journées 24 heures, comme tout le monde ! Il est donc important que vous sachiez déléguer certaines tâches qui n’ont pas grande importance ou que vous ne maitrisez tout simplement pas.

Par exemple, ne perdez pas 2 mois à essayer de créer votre site internet si vous n’en avez pas les compétences : faites le faire par un professionnel ! De la même manière, n’essayez pas de vous battre avec les administrations pour modifier une activité ou déclarer un quelconque changement pour votre micro-entreprise : déléguez ces tâches à des formalistes dont c’est le métier, comme par exemple les experts de Mon-AutoEntreprise.fr.

Même si déléguer ces tâches aura un coût, cela vous permettra de rester concentrer sur l’essentiel et sur ce que vous savez faire : vos clients et l’activité pour laquelle vous avez créé votre micro-entreprise… Et au final, cela vous rapportera certainement plus que si vous vous étiez entêter à vouloir tout faire vous même : moins de perte de temps et d’énergie et de meilleurs résultats car le travail sera effectué par un professionnel !

 

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A propos de l’auteur

Après avoir accompagné des porteurs de projets et chefs d’entreprises au sein d’une chambre consulaire (Chambre de Métiers et de l’Artisanat de région PACA) puis en cabinet d’expertise comptable, Thomas Vermeule décide de relever un défi de taille : simplifier l’entrepreneuriat en France avec des services et un logiciel innovants 100% en ligne. Il crée donc Mon-AutoEntreprise.fr, le partenaire n°1 des auto-entrepreneurs, en juin 2018. La startup accompagne les auto-entrepreneurs à chaque étape de leur projet : de la création de l’entreprise à sa fermeture, en passant par la gestion et le développement de l’activité. Mon-AutoEntreprise.fr a développé le logiciel de gestion le plus complet et le plus simple du marché, à retrouver au Salon SME sur le stand E6.

 


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