Le Blog du Salon SME - Solutions pour Mon Entreprise

Le métier de formateur est à la fois riche, passionnant et complexe. Il existe une multitude de façons de l’exercer, chacune avec ses défis et exigences. Les formateurs doivent non seulement maîtriser les compétences pédagogiques de base, mais aussi naviguer dans un cadre administratif et légal parfois contraignant.

Les activités quotidiennes en tant que formateur varient considérablement selon que vous exercez en tant que salarié, formateur occasionnel ou indépendant. Pour celui qui est salarié, de nombreux aspects logistiques et administratifs sont pris en charge par son organisme de formation, ce qui lui permet de se concentrer davantage sur l’aspect pédagogique de son travail. Par contre, le formateur indépendant, qui tient son propre organisme de formation, gère une variété de tâches qui vont au-delà de la simple transmission de connaissances. Ce sont les rouages d’une machine à mettre en place pour

une fluidité au quotidien. Bref, y’a qu’à, faut qu’on !

Les activités quotidiennes du formateur

Voici un aperçu des différentes phases à suivre :

1. établir ses documents contractuels : avant de se lancer dans la promotion de ses formations, le formateur doit mettre en place ses conditions générales de vente, définir clairement ses tarifs et sa rentabilité attendue, établir ses modalités d’intervention, obtenir les certifications comme Qualiopi, désormais quasiment incontournable, et avoir souscrit aux  assurances nécessaires à son activité ;
2. se faire connaître : avant d’animer une action de formation, il faut un client et des apprenants ! Ce qui implique de faire connaître son produit et reconnaître ses compétences. Le marketing digital, le networking, la diffusion d’articles ou de vidéos explicatives seront des alliés utiles ;
3. préparer ses contenus pédagogiques : il est important d’avoir des formations prêtes, même si le formateur sera amené à les adapter. Elles donneront une base de départ qui pourra être présentée à son client et proposera les différentes thématiques que le formateur souhaite mettre en avant ;
4. s’organiser pour sa gestion administrative, avec la rédaction et la négociation des conventions de formation et modalités financières ;
5. assurer la coordination logistique : une fois les formations connues et  les clients intéressés, la phase de préparation commence. Elle comprend la prise de contact avec le client pour comprendre ses besoins, la définition des objectifs pédagogiques, la coordination des dates, des lieux et des ressources matérielles ;
6. délivrer la formation : le cœur de l’activité du formateur. Une fois tous les préparatifs terminés, il délivre le contenu de manière engageante et adaptative (mise en œuvre des méthodes pédagogiques adaptées aux objectifs et au public, utilisation efficace des supports et technologies pédagogiques, adaptation dynamique du contenu en fonction des  interactions et des retours des apprenants pour maximiser l’impact de l’apprentissage). Chaque session permet de solidifier la crédibilité du formateur et de s’assurer que les apprenants repartent avec les compétences et connaissances visées ;
7. évaluer et organiser le suivi de la formation : les évaluations à chaud pour mesurer l’efficacité immédiate, et le suivi post-formation, qui inclut les évaluations à froid pour ajuster les modules futurs ;
8. gérer les relations clients : durant la formation, maintenir une relation de qualité avec le client est indispensable en gérant les attentes, l’ajustement continu du contenu et les relations avec les stagiaires ;
9. finaliser les engagements et évaluer les résultats : il s’agira de clore les aspects administratifs et d’évaluer l’impact de ses sessions (facturation des services fournis, envoi des questionnaires de satisfaction aux clients pour recueillir leurs impressions et suggestions, préparation des rapports de fin de session qui serviront à ajuster les offres futures et à répondre mieux aux attentes des clients) ;
10. assurer la veille pédagogique et professionnelle qui permet de rester à jour sur les évolutions du secteur et son expertise ;
11. réaliser le bilan pédagogique et financier annuel exigé pour les organismes de formation.

En dépit de leur appartenance à un organisme de formation ou de leur statut de salarié, tous les formateurs peuvent partager ces responsabilités, bien que leur ampleur puisse varier. Pour les indépendants, ces tâches sont souvent plus lourdes et nécessitent une gestion habile et organisée pour assurer non seulement la qualité des formations livrées, mais aussi la viabilité de leur activité.

Les outils pour gérer son activité

Il existe divers outils et stratégies essentiels qui permettent de gérer son activité de formation. Ils permettent :

• de gérer les aspects obligatoires et conseillés qui structurent le cadre opérationnel et légal de votre pratique dans le cadre notamment de la certification Qualiopi ;
• d’identifier les différentes assurances nécessaires pour sécuriser votre activité ;
• d’accéder à tous les éléments essentiels d’un organisme de formation bien rodé.

Cette section présente les ressources utiles pour simplifier le quotidien administratif et pédagogique. Chaque suggestion est pensée pour booster son efficacité et sa conformité aux normes actuelles.La formation continue, l’innovation pédagogique grâce à l’intelligence artificielle et la veille réglementaire seront également abordées afin de rester à la pointe du secteur. Enfin, nous conclurons par des conseils pratiques pour optimiser la gestion du bilan pédagogique et financier, permettant ainsi de se concentrer pleinement sur notre cœur de métier : la formation.

1 – Ce qui est obligatoire

• Le numéro de déclaration d’activité (NDA) : essentiel pour tous les organismes de formation, sauf ceux qui ne forment que des particuliers sans faire appel à un financement.
• Les assurances nécessaires au métier de formateur, avec l’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) : fortement recommandée pour tous les formateurs et obligatoire pour ceux qui cherchent à obtenir la certification Qualiopi, en particulier pour couvrir les risques professionnels. Également le contrat de médiation de la consommation, obligatoire si les clients sont des particuliers.
• Le respect des obligations légales et réglementaires liées à la forme d’exercice du métier de formateur.
• La rédaction d’un contrat de prestation : bien que non obligatoire, il le devient dans le cadre de la certification Qualiopi. Il formalise les obligations de chaque partie, clarifie les services fournis, les conditions de paiement et les modalités de résiliation. La mise en place d’un contrat est nécessaire non seulement pour la transparence et la sécurité juridique des transactions, mais aussi pour répondre aux exigences légales et se prémunir en cas de désaccord.
• La rédaction de conditions générales de vente : elles sont obligatoires dès lors que les clients sont des particuliers. Elles jouent un rôle essentiel dans le cadre des relations professionnelles pour établir clairement vos conditions d’exercice, protéger vos intérêts ainsi que ceux de votre client. Elles précisent les obligations contractuelles, les modalités de paiement, de livraison et le service après-vente. Pour les organismes de formation visant la certification Qualiopi, élaborer des CGV adéquates est indispensable pour assurer la conformité durant les audits.
• La certification Qualiopi : obligatoire uniquement pour tous les prestataires de formation qui souhaitent bénéficier de financement ou proposer leur formation sur moncompteformation.fr. S’ils sont sous-traitants et en entreprise individuelle classique, ils ont la même obligation ; les autoentrepreneurs, animateurs de formation et sous-traitants ne sont pas concernés.

2 – Ce qui est conseillé

• Choisir un outil pour simplifier la gestion administrative et comptable, avec des plateformes spécialisées comme Formdev, Digiforma ou Oygène. À chacun de trouver celui qui lui convient le mieux, en fonction des performances attendues et de son budget.
• Rejoindre un réseau de formateurs : il existe différentes structures comme la fédération Les Acteurs de la Compétence, le Syndicat des Consultants-Formateurs Indépendants (SYCFI) ou la Fédération des chambres syndicales de formateurs-consultants (CSFC).
• Se former en continu et assurer une veille : la veille pédagogique est plus que nécessaire pour tout formateur, afin de rester en phase avec les évolutions technologiques, et ce pour les raisons suivantes :
  • assurer une actualisation continue des connaissances et garder une longueur d’avance sur les dernières tendances, notamment l’intégration de l’IA dans les méthodologies d’enseignement, pour adapter ses formations aux exigences actuelles et futures ;
  • suivre et adopter l’innovation pédagogique via l’IA : elle transforme les stratégies d’apprentissage. L’IA permet de personnaliser les parcours éducatifs, d’automatiser l’évaluation des apprenants et d’offrir des simulations dynamiques qui enrichissent l’expérience d’apprentissage. Ces outils d’IA ne sont pas seulement des aides techniques ; ils sont devenus des partenaires pédagogiques qui augmentent la capacité des formateurs à répondre efficacement aux divers besoins des apprenants ;
  • suivre les évolutions réglementaires, en s’assurant que les programmes de formation respectent les dernières normes et lois, en particulier pour des certifications comme Qualiopi ;
  • développer ses compétences professionnelles : la veille est un moyen d’élargir ses compétences et de stimuler la créativité. Les échanges avec d’autres formateurs et la participation à des événements professionnels encouragent l’innovation et l’adoption de nouvelles approches ;
  • enrichir son réseau professionnel : interagir avec d’autres professionnels peut inspirer des idées innovantes et mener à des collaborations enrichissantes.
• Gérer son bilan pédagogique et financier (BPF) au quotidien : le faire une fois par an sans préparation peut devenir un processus fastidieux et chronophage. Pour éviter ce piège, il est judicieux de le maintenir régulièrement, au fil des formations dispensées
  • l’utilisation d’un logiciel adapté, comme ceux mentionnés précédemment, peut automatiser cette tâche et générer le BPF automatiquement, assurant une mise à jour continue sans effort supplémentaire ;
  • pour ceux qui préfèrent une approche manuelle, maintenir un fichier Excel actualisé régulièrement après chaque session de formation est essentiel. Cette méthode proactive simplifie la gestion du BPF et évite les complications en fin d’année, rendant le processus plus fluide et moins susceptible à l’erreur.
• Utiliser une plateforme LMS qui centralise la gestion et le suivi des formations en ligne. Voici quelques exemples :
  • 360Learning pour cocréer des cours de façon collaborative ;
  • Moodle open source, idéal pour personnaliser les formations ;
  • iSpring Learn pour des parcours interactifs accessibles partout ;
  • Didask, qui utilise l’IA pour optimiser l’apprentissage.
• Utiliser des outils de classe virtuelle pour organiser des cours et webinaires en ligne :
  • Zoom pour des classes virtuelles et des réunions interactives ;
  • Microsoft Teams intégré à la suite Microsoft ;
  • Google Meet intégré aux outils Google pour des formations en formation ouverte à distance (FOAD) ;
  • ClickMeeting, un outil interactif avec sondages et sessions de questions-réponses

3 – Ce dont je peux me passer

• Des outils de suivi du temps et de projet : Trello ou Asana peuvent aider les formateurs à mieux organiser et prioriser leurs activités, surtout s’ils gèrent plusieurs projets simultanément.
• Des certifications complémentaires : selon le domaine d’expertise, certaines certifications spécifiques peuvent ajouter de la valeur à l’offre de formation, mais elles ne sont pas obligatoires. Par exemple, parmi les certifications pour les formateurs, on trouve entre autres :
  • le titre de formateur professionnel d’adultes (niveau 3) ;
  • le titre de responsable de dispositifs de formation (niveau 6) ;
  • le titre de formateur d’enseignants, de formateurs et de cadres pédagogiques (niveau 7) ;
  • le certificat de qualification professionnelle (CQP) ;
  • la validation des acquis de l’expérience (VAE).
• Des logiciels de création de contenu pédagogique : pour ceux qui cherchent à préparer des supports de cours dynamiques et interactifs, plusieurs outils se distinguent par leur efficacité et facilité d’utilisation :
  • Canva, extrêmement populaire pour sa simplicité, qui intègre également une solution IA avec le forfait pro pour créer des visuels ou les modifier rapidement ;
  • Kahoot!, idéal pour rendre les sessions de formation ludiques et engageantes ;
  • Genially, parfait pour ceux qui souhaitent intégrer de l’interactivité dans leurs cours ;
  • Prezi, utile pour créer des présentations interactives et captivantes. L’outil aide à structurer des présentations de manière à ce que les apprenants retiennent mieux l’information. De plus, Prezi permet de créer des vidéos où le présentateur peut apparaître intégré à son contenu, renforçant ainsi l’interaction pendant les sessions virtuelles ou enregistrées.

Ces outils et bien d’autres vous seront particulièrement utiles si vous souhaitez élargir vos horizons et proposer une expérience d’apprentissage enrichissante. De nombreux formats sont disponibles et compatibles avec un grand nombre de dispositifs technologiques, assurant ainsi une accessibilité étendue et une préparation des cours moins chronophage.

Cet article est extrait du livre : Je suis formateur de Marie Cortana et Frédérique David-Créquer paru chez Vuibert.

Article publié en partenariat avec Vuibert.

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