Embaucher : quelles sont les formalités administratives à respecter ?

Suite à l’analyse approfondie de votre besoin de personnel (ponctuel ou permanent, temps plein ou partiel …) et une fois la phase de recrutement effectuée puis le collaborateur choisi, vous devrez alors réaliser les formalités suivantes :

 

 

 

 

 

Déclaration préalable à l’embauche – DPAE

 

L’entreprise grandit… Et le nombre de tâches administratives qui va avec aussi ! Si les success stories de startups qui passent avec brio leur activité à la vitesse supérieure font rêver, cette hypercroissance ne se fait pas sans difficultés. La gestion administrative devient ici un vrai enjeu, qui, sans automatisation, peut vite venir ralentir l’activité d’une entreprise.

Avant l’intégration de votre nouveau collaborateur vous devez faire une déclaration préalable à l’embauche auprès de l’organisme dont vous dépendez : URSSAF ou MSA selon votre régime (général ou agricole). Cette déclaration obligatoire doit être faite au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard de jour de l’intégration du collaborateur au sein de votre entreprise.

Bon à savoir : Des formalités particulières doivent être faites pour certaines catégories de salariés, comme par exemple pour un travailleur étranger non européen, et un salarié mineur.

 

Registre unique du personnel

 

Le registre du personnel est obligatoire dès le 1er salarié embauché (un registre spécifique doit être tenu pour les stagiaires). Dans ce registre vous devez inscrire notamment les informations suivantes, concernant le salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, type de contrat, emploi, qualification, date de début du contrat, date de fin du contrat.

Ce registre peut- être tenu sur un support numérique et doit être tenu à disposition de l’inspection du travail.

Bon à savoir : D’autres registres sont aussi obligatoires, comme par exemple, le DUER – Document unique d’évaluation des risques et le document d’enregistrement du temps de travail.

 

Affiliations aux caisses sociales

 

En tant qu’employeur vous avez l’obligation d’affilier vos salariés dès le premier jour de l’embauche auprès des organismes sociaux : retraite complémentaire AGIRC/ARRCO, prévoyance légale obligatoire et/ou conventionnelle, mutuelle obligatoire.

Vous devez aussi les inscrire aux caisses spécifiques de votre secteur d’activité, comme la Caisse de congés payés dans le cas des entreprises du bâtiment.

Bon à savoir : La dispense d’affiliation au régime prévoyance frais de santé est prévue par la loi et souvent par décision unilatérale de l’employeur. Veillez à toujours formaliser une dispense par écrit.

 

Médecine du travail – visite d’information et de prévention obligatoire

 

Lors de l’embauche, la visite d’information et de prévention doit être organisée par l’employeur et réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail (2 mois pour les apprentis).

Si le salarié à moins de 18 ans ou travaille de nuit, la visite doit être réalisée avant l’affectation à son poste.
Bon à savoir : Sous certaines conditions un salarié peut être dispensé de la visite d’information et prévention : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F16493

 

Informer le salarié

 

Intégrer un salarié se prépare car au-delà de la présentation de l’entreprise, du poste de travail, des fonctions, et de l’équipe, il reste encore une partie importante de gestion administrative à réaliser.

Ainsi, pensez bien à lui donner la copie de son contrat de travail, de la DPAE, mais également lui donner ou lui indiquer où se trouve les affichages obligatoires concernant : les conventions collectives applicables à l’entreprise, les informations sur les caisses de prévoyance et mutuelle auxquelles il est affilié, l’informer sur les dispositifs d’épargne salariale.

Les formalités d’embauche font parties du socle pour un bon début de la relation entre le salarié et l’employeur, une bonne gestion administrative des ressources humaines est ensuite nécessaire et quotidienne

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