Le Blog du Salon SME - Solutions pour Mon Entreprise

« J’ai commencé à utiliser quelques outils pour gagner du temps, notamment :
– des post-it numériques qui envahissent mon bureau, une couleur par urgence, qui me servent de to-do list.

– pour rédiger des devis, j’utilise des cartes cognitives (Mindmanager ou freemind), c’est beaucoup plus pratique que d’utiliser des tableaux ou des listes, on peut développer sans manquer de place (quand un A4 ne suffit plus…).

– pour mieux évaluer le temps que me prend telle ou telle tâche, j’ai pris l’habitude de noter chaque tâche dans un tableur, ça prend un peu de temps, je « perds » 1/4h par jour à le faire, mais par la suite, je sais que telle tâche m’a pris tant de temps, je sais que tel client est un gros consommateur de mail ou de téléphone et ça me permet d’ajuster le temps prévu pour la gestion de projet.

– j’ai toujours du mal à prendre du temps pour la veille, aussi je consacre 1/2h tous les matins à lire les journaux, parcourir Twitter (les autres font la veille pour moi). Si je déborde sur le temps imparti, je conserve la page en favori et je la lis à la pause de midi, ou le soir.

– quand je tombe sur un plugin, une astuce, une idée… potentiellement intéressants, je les mets automatiquement dans mes favoris. La manière dont sont triés mes favoris me permet de retrouver tout cela le jour où j’en ai besoin.

– un client = un dossier ; un projet = un sous-dossier. Rien ne traîne dans les bloc-notes, toutes les notes sont mises dans les dossiers.

– de la même manière, dans thunderbird (outil de messagerie), un dossier = un client, filtres automatiques sur les courriers entrants pour ranger les mails, utilisation de couleurs pour prioriser.

Malgré cela, j’ai encore beaucoup à faire pour perdre moins de temps, hiérarchiser les tâches, ne pas être distraite…  »

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Rubrique « Gagnez du temps » en partenariat avec Epson Entrepreneurs

Vous avez tendance à consulter vos e-mails dès votre arrivée au bureau ?
Pour gagner du temps et être pleinement satisfait de votre journée, commencez plutôt par traiter un de vos objectifs prioritaires.
Pourquoi ?
– C’est généralement le matin que notre mémoire court terme est la plus efficace : elle nous sert à rédiger des rapports, analyser des tableaux…  Mais elle est très sensible aux distractions. Pour en tirer tous les bénéfices mieux vaut donc se concentrer sur des missions qui nécessitent notre intelligence la plus haute.
– Lire ses mails en arrivant au bureau c’est habituer son intelligence à ne fonctionner qu’en réaction à des stimuli extérieurs… C’est attribuer plus de priorité aux objectifs des autres qu’aux siens.

Rubrique « Gagnez du temps » en partenariat avec Epson Entrepreneurs