Le Blog du Salon SME - Solutions pour Mon Entreprise

Chaque jour, des urgences et activités imprévues, vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel et sur vos actions réellement prioritaires. Vos clients, fournisseurs, collaborateurs vous « imposent » leurs priorités et vous perdez de vues les vôtres…sans parler de la réactivité imposée par les emails et autres messages téléphoniques.

Pour Hervé Novelli, concentrer ses journées sur ses priorités reste le meilleur moyen de gagner du temps. Son conseil en vidéo.

3 CONSEILS POUR PASSER A L’ACTION : 

1– Clarifiez vos priorités :

• Définissez l’objectif que vous voulez atteindre cette année.
• Détaillez entre 3 et 5 actions prioritaires à déployer au premier trimestre pour atteindre cet objectif.- Affichez près de votre bureau votre objectif et la liste des actions en précisant un délai d’exécution. N’hésitez pas à recopier cette liste dans votre agenda et à la regarder régulièrement.
• Posez-vous souvent la question : mes choix sont-ils cohérents avec mes objectifs ? Servent-ils mes priorités ?

 Pour illustrer notre propos :

Votre objectif prioritaire cette année est d’augmenter votre chiffre d’affaires de 10%.

Vous savez que pour atteindre cet objectif vous devez au premier trimestre :

• Lancer une nouvelle gamme de produits
• Trouver de nouveaux clients et donc commencer des actions de prospection. Vous avez même défini la liste des prospects ou actions de prospection que vous voulez mener
• Développer vos clients actuels et vous avez écrit la liste des clients cibles

 2- Organisez vos journées avec la matrice d’Eisenhower :

Cette matrice vous aide à classer vos tâches quotidiennes et à faire le tri.

Après avoir listé sans hiérarchie particulière toutes vos missions de la journée, classez-les en tenant compte à la fois de leur urgence et de leur importance.

Comme l’indique la matrice, vous allez donner la priorité aux tâches urgentes et importantes, ainsi que celles qui sont non urgentes et importantes. Vous essaierez de vous « débarrasser » de toutes les tâches non importantes.

Si nous reprenons notre exemple précédent, toutes les missions qui permettent de générer du CA additionnel  sont importantes pour vous : il est donc nécessaire d’y consacrer au moins un peu de temps tous les jours.

Pour passer à l’action :

• Passez en revue la journée que vous venez de vivre et notez 3 tâches non importantes que vous avez accomplies, combien de temps leur avez-vous consacré ? Comment auriez-vous pû les éviter ?
• Pensez maintenant à la journée à venir et assurez vous que vous avez prévu de consacrer 80% de votre temps à des activités importantes.

3- Laissez des plages libres dans votre agenda pour accueillir l’imprévu.

Chaque semaine, réservez 30 à 40% de votre temps pour ces impondérables : c’est le meilleur moyen pour vous assurer de tenir vos priorités tout en restant flexible !

Référence :

La Matrice d’Eisenhower sur Wikipedia

« J’ai commencé à utiliser quelques outils pour gagner du temps, notamment :
– des post-it numériques qui envahissent mon bureau, une couleur par urgence, qui me servent de to-do list.

– pour rédiger des devis, j’utilise des cartes cognitives (Mindmanager ou freemind), c’est beaucoup plus pratique que d’utiliser des tableaux ou des listes, on peut développer sans manquer de place (quand un A4 ne suffit plus…).

– pour mieux évaluer le temps que me prend telle ou telle tâche, j’ai pris l’habitude de noter chaque tâche dans un tableur, ça prend un peu de temps, je « perds » 1/4h par jour à le faire, mais par la suite, je sais que telle tâche m’a pris tant de temps, je sais que tel client est un gros consommateur de mail ou de téléphone et ça me permet d’ajuster le temps prévu pour la gestion de projet.

– j’ai toujours du mal à prendre du temps pour la veille, aussi je consacre 1/2h tous les matins à lire les journaux, parcourir Twitter (les autres font la veille pour moi). Si je déborde sur le temps imparti, je conserve la page en favori et je la lis à la pause de midi, ou le soir.

– quand je tombe sur un plugin, une astuce, une idée… potentiellement intéressants, je les mets automatiquement dans mes favoris. La manière dont sont triés mes favoris me permet de retrouver tout cela le jour où j’en ai besoin.

– un client = un dossier ; un projet = un sous-dossier. Rien ne traîne dans les bloc-notes, toutes les notes sont mises dans les dossiers.

– de la même manière, dans thunderbird (outil de messagerie), un dossier = un client, filtres automatiques sur les courriers entrants pour ranger les mails, utilisation de couleurs pour prioriser.

Malgré cela, j’ai encore beaucoup à faire pour perdre moins de temps, hiérarchiser les tâches, ne pas être distraite…  »

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Rubrique « Gagnez du temps » en partenariat avec Epson Entrepreneurs