[Bonnes feuilles] – Agenda : Gérer votre temps
Ce qui n’est pas dans l’agenda ne sera pas fait. L’agenda est l’outil qui vous permet de gérer la ressource la plus précieuse (car non renouvelable) : votre temps.
Je suis toujours choqué de voir à quel point les gens sont conscients de l’argent qu’ils ont sur leur compte, des dépenses qu’ils ont réalisées le mois passé et des économies qu’ils peuvent faire, alors que l’argent se gagne et se perd, et que le temps s’écoule à jamais. L’agenda est l’outil qui vous permet de gérer la ressource la plus précieuse (car non renouvelable) : votre temps. Et ne croyez pas ceux qui vous diront que l’on sera immortel dans quelques années en transférant notre conscience dans une machine. Pour ma part, j’ai longtemps utilisé un agenda (l’Agenda Bloc) qui me permettait de garder à l’esprit mon objectif mais également les activités d’entretien. Ces dernières permettent à mon système de fonctionner de manière optimale.
Bien qu’aujourd’hui mon agenda soit sous forme numérique, je continue d’appliquer les principes qui me permettent de gérer mon temps sereinement.
Passons ces principes en revue.
1 – Vous n’avez pas 24 heures dans une journée
Vous avez moins. Une fois que vous retirez le temps nécessaire pour les obligations (des engagements précédents) ainsi que le sommeil (8h au minimum par nuit, si vous voulez vivre longtemps), il ne vous reste plus beaucoup de temps. Enlevez encore les déplacements, le temps pour manger et prendre votre douche (c’est recommandé), le temps que vous avez à disposition est bien moindre. Parfois vous disposerez de 2 heures par jour. Gardez cela en tête et prenez au sérieux les rendez-vous avec vous-même.
2 – Un rendez-vous ne dure pas une heure
Lorsque vous bloquez du temps pour un rendez-vous ou une réunion, comptez le temps de préparation, le temps de déplacement et le temps pour digérer ce qui a été dit (et organiser ce qui doit être fait). Lorsque vous arrivez mal préparé, vous ne respectez pas les autres participants. Si vous êtes quatre autour de la table et que la réunion finit avec 15 minutes de retard, l’entreprise perd 1 heure…
3 – Une journée en deux phases
Je vous recommande de diviser votre journée. Une partie de la journée est dédiée à vos objectifs à long terme et l’autre partie à vos objectifs à court terme (et les urgences). Exemple : le matin, vous n’êtes pas disponible pour des rendez-vous, vous ne traitez pas vos e-mails et vous avancez sur vos objectifs long terme. L’après-midi, vous traitez les urgences, vous répondez au téléphone et aux e-mails. Essayez et vous serez surpris de voir à quel point les urgences ne sont pas de vraies urgences.
4 – Des journées qui ne se suivent pas
Votre système suit un rythme quotidien (le rythme circadien). Mais vous avez également des rythmes hebdomadaires. Testez différents types d’organisation sur le rythme des semaines.
Par exemple :
- Lundi, mardi : 10 heures de travail par jour. En somme, vous réalisez 80 % de vos résultats de la semaine en deux jours.
- Mercredi, amélioration des systèmes (check-lists), réponse aux e-mails qui nécessitent de la réflexion, réunions.
- Jeudi, travail créatif.
- Vendredi : place pour les imprévus. Ceci est un exemple pour souligner ce qui suit : trouvez ce qui fonctionne pour vous.
Si vous êtes un manager, vous devrez jongler entre les obligations de votre entreprise et de votre équipe. Si vous êtes un indépendant, vous avez (a priori) plus de liberté pour gérer votre temps comme vous le souhaitez.
5 – Des limites libératrices
Pour conserver de l’énergie, vous allez devoir instaurer des limites. L’absence de limites n’est pas bonne pour votre équilibre. Gardez vos outils aiguisés en utilisant des limites minimales et des limites maximales.
Si vous êtes un bourreau de travail et que vous adorez faire des heures supplémentaires, alors je vous recommande d’instaurer des limites maximales dans votre agenda. Par exemple, quitter le travail à 18 h au plus tard.
Si vous ne prenez pas de temps pour votre couple (et que cela pose problème à votre conjoint(e)), il s’agira d’instaurer une limite minimale de temps à passer avec votre conjoint(e). Si vous sortez trop, alors il faudra instaurer un nombre de soirées limité durant lesquelles vous vous autorisez à sortir. Si vous ne faites pas assez de sport, il faudra planifier trois séances de Kettlebell (je vous recommande le programme Simple & Sinister, les effets sont bluffants). Si soulever des poids n’est pas votre genre, Strong First propose également des entraînements au poids du corps.
Et tout cela vient s’insérer dans votre agenda…, parce que ce qui n’est pas dans l’agenda n’est pas fait. Instaurez des temps dédiés et réservés pour les espaces personnels suivants :
- Le social (famille, conjoint(e), amis, réseau).
- Le mental (temps passé à lire, à apprendre, à développer vos compétences).
- La santé (sport, alimentation, sommeil).
- Et philosophiques, car vous allez mourir un jour, et c’est important d’y penser pour cesser de se prendre la tête avec des détails.
6 – Des blocs de temps
Insérez toutes vos obligations dans votre agenda. Regroupez vos tâches par type d’énergie (haute, moyenne, faible) et faites concorder ces blocs (bloc énergie haute, bloc énergie moyenne, bloc énergie faible) avec votre énergie de la journée.
Pour moi :
- 8h – 11h : bloc énergie haute.
- 14h – 16h : bloc énergie faible.
- 16h – 17h : bloc énergie moyenne.
7 – Une journée off
Même pour les entrepreneurs passionnés, il faut prendre une journée durant laquelle vous ne faites rien en lien avec votre job. Pour ceux qui ont la bougeotte (comme moi), cet exercice sera peut-être le plus difficile de ce livre. Je lutte encore.
Cet article est extrait du livre 2h chrono pour mieux s’organiser
A propos de l’auteur
Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie (Organisologie.com) et « organisologue » depuis 2016, il s’est plus particulièrement spécialisé dans l’organisation personnelle numérique. Formé au management et au leadership, il anime une communauté de passionnés de la productivité et crée des formations en ligne qui réunissent chaque année des milliers de personnes. Il est également auteur de 2h chrono pour mieux s’organiser – Être productif et serein dans un monde chaotique publié chez Dunod.
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