Quelques astuces simples de classement et organisation de vos dossiers électroniques peuvent vous faire gagner beaucoup de temps :

Conseil n°1 : Pour visualiser du premier coup d’œil vos dossiers du moment (ceux que vous ouvrez plusieurs fois par jour), vous pouvez générer des raccourcis que vous placez sur votre bureau. Lorsque le dossier est clos ou moins « chaud » il vous suffit de supprimer le raccourci.

Conseil n°2 : Si un type de sous-dossier est récurrent dans votre mode de classement (par exemple « financier » dans chaque dossier clients), vous pouvez lui attribuer une image de votre choix ou un picto pré-défini : idéal pour retrouver tout de suite ce que vous cherchez !
Il vous suffit d’aller dans « propriétés » « personnaliser » « icône du dossier » ou « image du dossier » selon votre souhait.

Conseil n°3 : Dans « mes documents » créez des sous-dossiers « urgent » « en cours » « archives». Ainsi vous ne perdez pas de temps à visualiser ou consulter des dossiers déjà clos ! Pensez à graver des CD ou DVD d’archive régulièrement.

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Voici quelques astuces pour passer moins de temps en réunion :

– Analysez l’ordre du jour : êtes-vous tenu d’assister à la totalité de la réunion ?
Si vous le pouvez, essayez de voir si les points qui vous concernent peuvent être traités au début : vous pourrez ainsi vous éclipser ensuite.

– Si, aux vues de l’ODJ, il vous semble qu’un entretien téléphonique est suffisant proposez-le. Vous « économisez » le temps de transport.

– Lorsque vous planifiez une réunion avec un client ou un partenaire en dehors de votre bureau, assurez-vous que l’horaire et le lieu sont adéquats et qu’ils ne vous feront pas perdre trop de temps dans les transports. Rien de pire qu’une réunion en centre ville, un vendredi à 17H00 !

– Pour vos réunions internes courtes (point projet, débrief rapide…) : restez debout ! C’est sûr, les réunions iront à l’essentiel !

Le truc en plus : Vous êtes en réunion téléphonique et ne savez pas comment interrompre la conversation ?  Découvrez des astuces en video !

Vous avez peut-être déjà fait ce constat : le matin ou le soir, quand vous êtes seul au bureau ou que le téléphone ne sonne pas, vous vous sentez plus productif. Parce que vous êtes pleinement concentré et ininterrompu ! Pour que cette productivité ne soit pas l’apanage des week-ends et soirées, choisissez des plages horaires auxquelles :

– vous éteignez votre téléphone,
– vos éventuels collaborateurs ne peuvent pas venir vous déranger sauf en cas d’urgence extrême !
Si vous expliquez la raison de cette pratique, elle sera comprise et respectée. Informez à l’avance vos collaborateurs des horaires auxquelles vous serez indisponible afin qu’ils anticipent !

Si c’est possible isolez-vous également physiquement : installez-vous dans un bureau séparé ou une salle de réunion si vous êtes plusieurs dans le bureau, fermez votre porte si vous êtes seul ! C’est le signe pour l’extérieur que vous avez besoin de vous concentrer.

Une autre astuce pour gagner du temps : répondre rapidement aux sollicitations : voir la video.
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De nombreux outils technologiques ont été pensés pour nous faire gagner du temps : faites en bon usage !

Si vous ou vos collaborateurs êtes souvent en déplacement, choisissez vos outils en fonction de ce critère : logiciels collaboratifs, Smart phone, ordinateur portable, disque dur externe… vous aident à être plus efficaces. Lorsque vous évaluez un nouveau matériel restez un bon gestionnaire et pensez « valeur ajoutée », « productivité » et « coût » !

Votre bureau n’est pas toujours très bien rangé ? Les dossiers éparpillés sur votre plan de travail sont autant d’appels visuels qui vous détournent de la mission sur laquelle vous essayez de vous concentrer… Pour être efficace, rien de tel qu’un espace clair et bien ordonné.

Voici une suggestion de classement qui permet de ne pas laisser son bureau s’encombrer au gré des courriers, rendez-vous avec les collaborateurs…:

Achetez des pochettes ou des bannettes de couleur :
– une rouge pour les priorités,
– une orange pour les dossiers à traiter dans la semaine,
– une verte pour ce qui est fait,
Vous pouvez ajouter une 4ème bannette pour les éléments de comptabilité à traiter.
A la fin de la journée faites le point : rangez dans leurs dossiers les éléments de la pile verte (quel bonheur de saisir une pochette verte bien rempli J ), priorisez et planifiez les éléments de la pile orange et assurez vous que la pile rouge est vide.

Bon classement !