Le Blog du Salon SME - Solutions pour Mon Entreprise

Organiser, planifier, gérer… Tout savoir pour créer des to-do lists efficaces.

La plupart des to-do lists ne servent à rien d’autre qu’à allumer un barbecue.

Que l’on soit d’accord, le problème n’est pas le fait d’inscrire des tâches sur un support papier (ou une application), le problème réside dans certains principes que l’on n’applique pas (ou que l’on ne connaît pas) quand on organise ses tâches…

Quels sont les quatre signes qui montrent que votre to-do list, ou liste de tâches, n’est pas encore bien gérée ?

• Elle se rallonge au fil de la journée (et donc ne se termine pas).
• Les tâches ne sont pas associées à une temporalité elles ne sont pas inscrites précisément dans votre agenda.
• Les tâches ne sont pas associées à un niveau d’énergie. Certains ont plus d’énergie le soir que le matin.
• Elles ne sont pas classées par ordre de priorité (vous pouvez commencer par la tâche qui vous tente le plus ou en fonction de votre humeur).

Passons en revue ces différents points ainsi que les actions à mettre en œuvre pour améliorer votre to-do list.

1 – Elle se rallonge au fil de la journée

Une liste de tâches s’allonge au fil des journées parce qu’en travaillant on pense à de nouvelles choses à faire. Sans oublier qu’une tâche terminée donne souvent naissance à une nouvelle tâche.

Par exemple, une fois le design de mon site mis à jour, je vais m’attarder sur la mise à jour de certains articles. Puis je réalise que des commentaires n’ont pas reçu de réponses. Et je me perds.

Pour éviter cet effet à rallonge, il est important de définir à la fin de votre journée les tâches du jour suivant. Cette liste ne sera pas modifiée (sauf réelle urgence).

Si en cours de journée d’autres tâches arrivent, vous allez les stocker dans un endroit. En fin de journée, vous répartirez ces nouvelles tâches pour la semaine à venir.

À mon sens, il y a un seul endroit où vous devez inscrire vos tâches : dans votre agenda.

2 – Les tâches ne sont pas associées à une temporalité

Si vous gérez plusieurs projets, alors je vous invite à travailler avec un gestionnaire de projets numérique qui va afficher les tâches en cours dans votre agenda.

Votre agenda n’est pas uniquement un calepin dans lequel vous inscrivez les rendez-vous que vous avez avec d’autres personnes.

C’est surtout un endroit où vous prenez un rendez-vous avec la personne la plus importante : vous.

Pourquoi prendre rendez-vous avec vous-même ? Pour avancer sur vos tâches. Ainsi, vous créez des blocs de temps dans lesquels viennent s’inscrire vos tâches. Ces blocs sont aussi importants que les rendez-vous que vous prenez avec d’autres personnes.

Conseil

L’agenda et la méthode Kanban peuvent être combinés. Plutôt que de noter le nom des tâches de vos différents projets à réaliser dans votre agenda, bloquez du temps destiné au projet X (géré dans un Kanban). Si vous vous organisez numériquement, vous pouvez même inscrire le lien de votre Kanban dans la plage horaire de votre agenda. Ainsi, quand vous ouvrez votre agenda, vous vous apercevez que vous devez travailler sur le projet X, vous cliquez sur le lien, et vous arrivez directement sur votre Kanban.

3 – Les tâches sont dissociées de votre niveau d’énergie

Cette astuce est l’une des plus importantes pour être productif. Si vous arrivez à faire correspondre votre énergie personnelle avec l’énergie requise par les différentes tâches, vous allez avancer très rapidement.

En fonction de votre chronotype, vous serez plus du matin ou plus du soir. En effet, si vous vous retrouvez face à des tâches qui nécessitent beaucoup d’énergie alors que vous êtes fatigué, vous éviterez de les réaliser en ajoutant de nouvelles tâches plus faciles à votre liste, ou en procrastinant.

Avec le temps, vous verrez des redondances dans les tâches que vous sous-estimez souvent, les moments de la journée durant lesquels vous êtes très productif, ce qui vous permettra de mieux planifier.

4 – Elles ne sont pas classées par ordre de priorité

Choisir est gourmand en énergie. Pourquoi ? Parce que cela implique une prise de décision. C’est pour cette raison que des Obama ou Zuckerberg réduisent les choix quotidiens qu’ils doivent faire lorsqu’ils veulent (ou doivent) s’habiller.

Une recommandation : réduisez votre prise de décision dans tous les domaines répétitifs de votre vie afin de conserver de l’énergie pour les situations uniques.

Le soir avant de déconnecter, définissez un ordre de priorité aux trois tâches à réaliser le lendemain. Ainsi, le matin votre première activité consistera à réaliser la première tâche plutôt que de définir une priorité.

Je vous recommande de travailler en premier lieu sur les tâches liées aux projets à long terme et dans un deuxième temps sur les tâches urgentes (qui sont souvent des conséquences de la non-organisation des autres).

> Comment mettre tout cela en forme ?

Pas besoin d’y passer des heures. Il suffit d’insérer à l’avance des blocs dédiés aux tâches (ou à vos projets Kanban) qui nécessitent du temps de cerveau dans votre agenda.

Par exemple, du lundi au vendredi de 8 h à 11 h, ce qui fait cinq blocs de travail.

Au début de chaque semaine, répartissez vos différentes tâches dans ces blocs. La priorité va au niveau d’énergie, puis à l’environnement. Si certaines tâches nécessitent un certain environnement (par exemple, vous devez tourner plusieurs vidéos) alors regroupez ces tâches au même endroit. Ainsi, vous économiserez du temps de déplacement (et le temps pour mettre en place votre matériel).

Ensuite, pour les tâches qui nécessitent une énergie faible, vous pouvez créer trois blocs du mardi au jeudi entre 14 h et 16 h.

Les mardis, mercredis et jeudis après-midi, pourront être bloqués pour des rendez-vous.

Et vous voilà avec un programme réaliste dans lequel vous glisserez différentes tâches et quelques rendez-vous. Vous pouvez ajouter quelques blocs de 11 h à 12 h pour traiter vos e-mails. Il vous reste à tester et adapter votre organisation.

Attendez-vous à ce que certaines personnes de votre entourage (le système) s’insurgent contre vous. Résistez et éduquez-les avec votre exemplarité. Bientôt ils vous copieront.

> Conseil pour ceux qui ont trop à faire

Si vous avez trop de tâches malgré une bonne organisation, je vous recommande de travailler sur votre désir de vouloir faire toujours plus plutôt que sur la suroptimisation.

La suroptimisation implique souvent de la complexité, et la complexité est à éviter dans votre système d’organisation. Nous l’avons vu avec l’arrivée du Coronavirus qui a totalement bloqué nos chaînes mondiales de production. Dans un système où la marge de manœuvre est synonyme de coûts supplémentaires, beaucoup d’entrepreneurs font le choix de la suroptimisation. C’est bien quand tout fonctionne bien. Et le seul endroit où tout fonctionne bien, c’est en théorie.

En pratique, évitez la suroptimisation de vos systèmes d’organisation. Visez la simplicité. Gardez du temps au quotidien pour flâner. Plutôt que de toujours vouloir plus, apprenez à vous satisfaire de ce que vous avez déjà.

Pour conserver à l’esprit cet aspect si important, je vous recommande de lire les Pensées de Marc Aurèle le soir avant d’aller au lit. Ou d’avoir quelques ouvrages sur le minimalisme à relire en début d’année.

> Conseil pour de meilleures estimations

Si vous n’êtes pas bon pour estimer la durée de vos tâches, pas de panique ! Mais vous pouvez rapidement vous améliorer en estimant les tâches de votre quotidien. Combien de temps pour faire la lessive ? Combien de temps pour laver la vaisselle ? Combien de temps pour payer mes factures ?

Amusez-vous.

Cet article est extrait du livre 2h chrono pour mieux s’organiser

A propos de l’auteur

Julien Gueniat est le fondateur de l’Organisologie (Organisologie.com) et “organisologue” depuis 2016, il s’est plus particulièrement spécialisé dans l’organisation personnelle numérique. Formé au management et au leadership, il anime une communauté de passionnés de la productivité et crée des formations en ligne qui réunissent chaque année des milliers de personnes.

Il est également auteur de 2h chrono pour mieux s’organiser – Être productif et serein dans un monde chaotique publié chez Dunod.