« J’ai commencé à utiliser quelques outils pour gagner du temps, notamment :
– des post-it numériques qui envahissent mon bureau, une couleur par urgence, qui me servent de to-do list.
– pour rédiger des devis, j’utilise des cartes cognitives (Mindmanager ou freemind), c’est beaucoup plus pratique que d’utiliser des tableaux ou des listes, on peut développer sans manquer de place (quand un A4 ne suffit plus…).
– pour mieux évaluer le temps que me prend telle ou telle tâche, j’ai pris l’habitude de noter chaque tâche dans un tableur, ça prend un peu de temps, je « perds » 1/4h par jour à le faire, mais par la suite, je sais que telle tâche m’a pris tant de temps, je sais que tel client est un gros consommateur de mail ou de téléphone et ça me permet d’ajuster le temps prévu pour la gestion de projet.
– j’ai toujours du mal à prendre du temps pour la veille, aussi je consacre 1/2h tous les matins à lire les journaux, parcourir Twitter (les autres font la veille pour moi). Si je déborde sur le temps imparti, je conserve la page en favori et je la lis à la pause de midi, ou le soir.
– quand je tombe sur un plugin, une astuce, une idée… potentiellement intéressants, je les mets automatiquement dans mes favoris. La manière dont sont triés mes favoris me permet de retrouver tout cela le jour où j’en ai besoin.
– un client = un dossier ; un projet = un sous-dossier. Rien ne traîne dans les bloc-notes, toutes les notes sont mises dans les dossiers.
– de la même manière, dans thunderbird (outil de messagerie), un dossier = un client, filtres automatiques sur les courriers entrants pour ranger les mails, utilisation de couleurs pour prioriser.
Malgré cela, j’ai encore beaucoup à faire pour perdre moins de temps, hiérarchiser les tâches, ne pas être distraite… »
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Rubrique « Gagnez du temps » en partenariat avec Epson Entrepreneurs
