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La certification QUALIOPI pour les organismes de formation entre en vigueur au 1er janvier 2022.  Au vu du travail administratif et des contraintes de temps et d’organisation, beaucoup d’indépendants ayant crée leur structure hésitent. Pourtant QUALIOPI est le sésame pour faire obtenir un financement à ses clients, qui en sont demandeurs. Voici quelques éléments de réflexion et conseils.

1/ QUALIOPI, y aller ou pas ?

Les plus :

• C’est une reconnaissance de la qualité du processus de création, ingénierie, animation, évaluation… de vos parcours de formations, bilan de compétences, VAE, etc.
• Il est utile pour le financement d’une action de formation par un OPCO, Pôle Emploi ou autres financeurs.

A savoir :

• QUALIOPI certifie un processus global et non les formations.  Le logo QUALIOPI est apposé à côté de son logo, sur son site web, un document commercial, un courrier, une signature de mail, mais en aucun cas sur un programme de formation.

Conseils :

• Se lancer en solo, ou s’associer avec d’autres formateurs indépendants autour d’une structure commune. Les plus : mutualisation et coopération. Le moins : risque de désaccord.
• Devenir partenaire d’un organisme de formation déjà QUALIOPI. Vous réalisez vos formations et c’est l’organisme qui gère et facture. Les plus : très peu d’administratif, vous vous consacrez à votre sujet. Le moins : un pourcentage pris sur votre prix/jour.

2/ C’est décidé j’y vais !

Je choisis l’organisme certificateur :

• Plusieurs organismes certificateurs peuvent vous accompagner. La liste est disponible ici. L’audit est réalisé à partir d’un dossier de preuves à remplir et d’une visite dans vos locaux (ou plusieurs selon la taille de votre structure).

Je réalise mon dossier, accompagné :

• Prévoir un budget moyen entre 1300€ HT et 2500€ HT, avec une moyenne autour de 1500€ HT.  Vous bénéficiez de réunions d’échanges, de conseils appropriés et, parfois de modèles de documents.

Je réalise mon dossier, seul :

• Je suis les 5 étapes incontournables ci-dessous.

3/ La préparation : 5 étapes incontournables

Réaliser un audit :

Je vous conseille de réaliser un tableau comme celui-ci, qui reprend les 7 critères et les 32 indicateurs de QUALIOPI :

Pour chaque indicateur, listez les documents que vous utilisez déjà et ceux que vous devrez créer ou compléter.

Planifier le rendez-vous de certification :

• Selon le résultat de votre audit, évaluez le temps qu’il vous faudra pour constituer votre processus qualité et créer les documents qui manqueraient. On peut compter entre 1 et 3 mois.
• Prenez rendez-vous dès à présent, car on s’attend à un embouteillage en fin d’année et les plannings des auditeurs se remplissent vite.

Formaliser son processus de formation :

• Pensez à réaliser des « Notes procédures » qui expliquent et formalisent les étapes du processus de la création à la réalisation d’un parcours de formation.
• Assurez-vous de formaliser un processus qu’il vous sera possible de tenir au quotidien.
• Intégrez dans votre processus de formation, les échanges commerciaux (devis, proposition pédagogique et commerciale, avenants etc.).

Intégrer son réseau dans le processus

• Veillez à bien formaliser la relation avec vos partenaires : la sélection de formateurs, leurs habilitations et formation continue. Par exemple, avez-vous émis des contrats ? Les CV sont-ils mis à jour ?

Se préparer à l’audit de certification

• Préparez vos fichiers, documents à présenter le jour J. Assurez-vous que vos dossiers de formation pour un client comprennent tous les éléments requis : de la proposition pédagogique et commerciale jusqu’à l’évaluation du transfert des acquis en situation.
• Après un entretien où vous présentez votre organisme, l’auditeur vous demandera un dossier de formation à auditer, au hasard.
• A savoir : l’auditeur n’emporte aucun document, il regarde tout sur place.

4/ L’audit de certification : et après ?

Ce ne sont ici que quelques pistes pour un projet qui se doit d’être plus global. Mais dans ces notions de stratégies « responsables », il me semble important d’être un peu pragmatique et concret pour permettre à chaque organisation de se projeter. Un marketing digital responsable, c’est un marketing qui saura inclure des enjeux de Parité, d’Inclusion, d’Éthique et de Durabilité (soutenabilité), i.e. un marketing digital à P.I.E.D. : un marketing digital qui ralentit, qui retrouve sa stabilité pour aller de l’avant en contribuant à prendre soin de la planète et des femmes et des hommes qui y habitent.

A savoir :

• L’auditeur réalise l’audit initial sur des actions de 3 à 6 mois précédent le jour J. Il audite principalement les actions les plus représentatives, celles qui sont financées ou finançables à termes.

Attention aux points de NC (Non-Conformité). Les plus fréquents sont, dans l’ordre :

• Indicateur 2 : les indicateurs de résultats ne sont pas diffusés (plaquette commerciale, son site web, et/ou dans ses propositions) et/ou il y a absence d’indicateurs.
• Indicateur 26 : une liste de partenaires /experts/ acteurs du champ handicap est souvent manquante, comme les informations au titre du handicap : l’accueil, réorientation et modalités de la formation.
• Indicateur 1 : les modalités pédagogiques et les modalités d’évaluation ne sont pas indiquées dans les programmes.
• Audit et réception du certificat : Il faut compter entre 3 et 4 semaines. S’il y a des NC à corriger ou améliorer, il faut le faire dans le temps imposé.

A propos de l’auteur

Nathalie Van Laethem est formatrice-coach en Softskills, Personal branding et Ingénierie de formation. Associée du cabinet Atlans, elle réalise des parcours sur mesure, des bilans de compétences et du coaching.

Elle est co-auteure de La boite à outils des softskills, paru en 2020 et de La boite à outils du Personal Branding, paru en 2021, publiés l’un et l’autre aux éditions Dunod.